آشنایی با دفاتر و اصطلاح های مهم حسابداری

در ابتدا با چند اصطلاح مهم که کاربرد زیادی در حسابداری دارند، آشنا شوید:

حساب: اطلاعات مربوط به هر کدام از عناصر معادله اساسی حسابداری در یک ” حساب ” ثبت می شود. بنابراین حساب همانند ظرفی است که اطلاعات مربوط به هر کدام از دارایی ها، بدهی ها و سرمایه در آن نگهداری می شود.

رویدادهای مالی: رویدادهای مالی، فعالیت هایی هستند که اثر مالی داشته باشند. به عبارت دیگرمی توان گفت رویدادهای مالی، رویدادهایی هستند که حداقل بر یکی از عناصر معادله اساسی حسابداری ( دارایی ها، بدهی ها و سرمایه ) تاثیر بگذارد.

ماهیت حساب : از عناصر معادله اساسی حسابداری، حساب های مربوط به دارایی ها ماهیت بدهکار و حساب های مربوط به بدهی ها و سرمایه، ماهیت بستانکار دارند. حساب های درآمد نیز از این نظر، مشابه به حساب سرمایه، مانده بستانکار و هزینه ها و برداشت  برعکس حساب سرمایه، مانده بدهکار دارند.(توضیح راحت تر این موضوع در هنگام آموزش دفتر کل داده می شود).

دوره مالی:

عمر موسسات تجاری نامحدود است مگر اینکه در اساسنامه شرکت برای مدت فعالیت شرکت مدتی مشخص تعیین شده باشد .بنابراین در غیر اینصورت فرض می شوم عمر فعالیت شرکت ها نامحدود است .به همین دلیل برای بررسی عملکرد مالی شرکت و تقسیم سود بین شرکا ، عمر طولانی یک موسسه به دوره های زمانی مساوی کوتاه تر (معمولا” یکساله) تقسیم می شود و برای هر دوره گزارش های مالی جداگانه ارائه می گردد. به این دوره های زمانی اصطلاحاً ” دوره مالی یا حسابداری ” می گویند. هر دوره مالی را که برابر یک سال کامل باشدرا ” سال مالی ” می گویند.

تعیین سال مالی :

معمولآ سال مالی بسیاری از فعالیت های اقتصادی و شرکت ها، برابر سال تقویمی شمشی است (اول فروردین تا پایان اسفندماه ).اما در برخی موارد به دلیل نوع فعالیت شرکت ممکن است تاریخ دیگری را شرکت ها برای سال مالی تعیین کنند و در اساسنامه درج نمایند .مثلآ اول مهرماه تا پایان شهریورماه و….مثلآ ممکن است شرکت های حسابداری به دلیل ماهیت و نوع فعالیت و شناسایی سود ناشی از حسابرسی دفاتر شرکت های دیگر تا پایان فصل تنظیم اظهارنامه و یا شرکت های سرمایه گذاری به دلیل شناسایی سود ناشی از سرمایه گذاری در سایر شرکت ها ( با توجه به زمان تشکیل مجامع اکثر شرکت ها در ۴ماهه اول سال ) تاریخی دیگر مانند اول مهرماه را به عنوان سال مالی تعریف نمایند .

دفاتر قانونی :

یکی از کارهای مستمر و البته مهم هر حسابدار ثبت اطلاعات اسناد حسابداری در دفاتر قانونی است. طبق قانون تجارت،حسابدار باید کلیه رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مقام مسئول، به دفاتر قانونی منتقل کند.

دفاتر حسابداری دو دسته هستند:

۱- دفاتر رسمی و قانونی که شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است.
۲- دفاتر غیررسمی یا کمکی که مهمترین آنها دفتر معین است.

دفاتر رسمی عبارتند از دفتر روزنامه و دفتر کل.

دفتر روزنامه:

دفتری است که کلیه عملیات و معاملات مالی موسسه به ترتیب تاریخ وقوع باید در آن ثبت شود. در حقیقت اطلاعات هر سند حسابداری باید به دفتر روزنامه منتقل شود.

عناوین دفتر روزنامه 

دفتر روزنامه دارای ستون های زیر است:

شماره سند: شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی در این ستون وارد می شود.

تاریخ: این تاریخ همان تاریخ صدور سند حسابداری است که توسط حسابدار به همان تاریخ در دفتر روزنامه ثبت میشود

شرح:سرفصلها و عناوین حسابهای بدهکار و بستانکار و نیز توضیح مختصری در خصوص رویداد مالی موردنظر با استفاده از آن چه که در سند حسابداری نوشته شده در ستون شرح بازنویسی خواهد شد.

ستون عطف: اقلامی که در در دفتر روزنامه ثبت می شود باید در دفتر دیگری به نام دفتر کل طبقه بندی شوند. این انتقال باید به ترتیبی انجام گیرد که اطمینان حاصل شود کلیه اقلام ثبت شده در دفاتر روزنامه به کل انتقال یافته اند. برای حصول چنین اطمینانی، شماره صفحه ای از دفتر کل که قلم مورد نظر در آن ثبت شده است در ستون عطف درج و ثبت میشود.

ستون بدهکار و ستون بستانکار: مبلغ بدهکار و بستانکار سند حسابداری در این ستونها درج می شود.

در نهایت جمع صفحات دفتر روزنامه در پایان هر صفحه باید درج و به ابتدای صفحه بعد منتقل شود.

 

دفتر کل:

دفتر روزنامه با توجه به ماهیت و شکل ثبت اطلاعات درآن که رویدادها بدون در نظر گرفتن نوع سرفصل حساب ، پشت سر هم نوشته می شود، امکان تهیه صورت های مالی را فراهم نمی کند. مثلا نمی توان از روی آن، مانده یک حساب را در یک مقطع بدست آورد. به همین دلیل در حسابداری، دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود.
تمامی اطلاعات دفتر روزنامه، باید در دفتر کل ثبت شود. در دفتر کل، برای هر حساب، یک صفحه جداگانه در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحه مربوط به خودش نوشته می شود. بنابراین دفتر کل، دفتری است که حساب های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود.
کلیه معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه باید در هرماه و یا نهایتا تا پانزدهم ماه بعدی به دفتر کل منتقل شود.

عناوین دفتر کل

دفتر کل شامل ستون های شماره سند، تاریخ، شرح، عطف، بدهکار، بستانکار و مانده است.

شماره سند: عبارت است از شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی.

تاریخ: تاریخ رویداد مالی است که در سند حسابداری درج شده است.

شرح:شرح مختصری از رویداد مالی مطابق با شرحی که در سند حسابداری آمده است

عطف: شماره صفحه دفتر روزنامه که مبلغ مربوطه از آن صفحه درج شده است.

بدهکار و بستانکار: مبلغ بدهکار یا بستانکار نیز از دفتر روزنامه وارد میشود.

مانده:در این ستون مانده حساب درج میشود. معمولا قبل از مانده ستونی وجود دارد که با نوشتن بد یا بس، مشخص میکنیم که مانده بدهکار است با بستانکار.

 مانده گیری در دفتر کل:

برای مانده گیری هر حساب کافی است که جمع اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب را از یکدیگر کسر نمایید. به عبارت دیگر مانده حساب در دفتر کل در هر زمان عبارت است از مابه التفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شده در آن حساب تا آن مقطع.
اگر مانده بدهکار بیشتر باشد، ماهیت مانده بدهکار و در غیر اینصورت مانده بستانکار خواهد بود. معمولا در دفتر کل ستونی به نام تشخیص هم وجود دارد که ماهیت مانده حساب به صورت بد (بدهکار ) یا بس (بستانکار) در آن ثبت میشود.